Un Nuevo Diseño
El área de Análisis ha de ser la encargada de identificar los riesgos aduaneros en el tráfico de mercancías y en revisiones de operaciones a posterior y establecer y/o ejecutar la fiscalización necesaria para obtener los resultados esperados.
Para lograr este objetivo es necesario fijar una estrategia o un conjunto de acciones de tipo tácticas y operativas, como puede ser la realización de reuniones de trabajo con el objetivo de presentar, revisar y aprobar los planes de fiscalización y planificar los trabajos para el año calendario, así como también la identificación de los recursos necesarios para ejecutar lo planificado.
Si bien es cierto estos elementos aparecen como los de mayor importancia para el desarrollo de los trabajos del área de Análisis, también es crucial incluir la “Información” como Recurso Estratégico que permitirá generar conocimiento a cada área en estudio.
La Información como generador de conocimientos, se ve reflejada en cada una de las etapas del Proceso de Gestión de Riesgos: Establecimiento del Contexto, Identificación de los riesgos, Análisis de Riesgo, Evaluación y Priorización y Tratamiento de Riesgos, en que aparece como el insumo necesario para avanzar y retroalimentar el proceso, así como también en las etapas posteriores de ejecución de la fiscalización.
Entonces definimos que la información es un recurso estratégico generador de conocimientos para la toma de decisiones, en nuestro caso la identificación o priorización entre un riesgo u otro, lo que determinara los resultados finales.
Cada organización tiene distintos niveles de desarrollo en cuanto al uso de tecnologías de información orientadas al apoyo en el trabajo de análisis y también los funcionarios que pertenecen a dicha organización tienen distintas experiencia en cuanto al manejo y procesamiento de datos. El proceso normal, es que las organizaciones inviertan recursos en el desarrollo de los sistemas que permiten registrar las operaciones transaccionales del negocio, como en el caso de Aduana, son las operaciones de Importación y Exportación, o el registro de vehículos de transporte de personas y carga por las fronteras. Luego el paso siguiente es disponer esta información a los usuarios internos que lo requieran, a través de consultas estructuradas en los mismos sistemas o extracción de información a través de aplicaciones de manejo de base de datos o entrega de información mediante una solicitud, la que puede ser entregada por algún medio de almacenamiento externo o enviada por email a su solicitante.
Indistintamente la forma en que los datos son recibidos, el tratamiento más simple será el mismo: recopilación y carga de los registros en alguna aplicación para su visualización, identificación de los datos disponibles, limpieza de los datos (cambiar el formato y dejar solo los necesarios) y finalmente aplicar los criterios definidos por el usuario para producir información significativa, estos criterios pueden ser aplicados sobre la misma planilla o sobre un modelo de tabla dinámica.
Si en su organización los funcionarios utilizan aplicaciones de escritorio como planillas Excel o base de datos Access para trabajar sobre los datos para generar información, es suficiente para los primeros años de trabajo, ya que el funcionario adquiere experiencia sobre la extracción y manejo de registros, la aplicación de fórmulas, la limpieza de datos, el cruce de información, entre otras habilidades, que en la mayoría de los casos el funcionario las ha adquirido a través de su propio aprendizaje y el interés de potenciar su trabajo.
En su organización, estos trabajos “manuales”, en que el funcionario ha trabajado con los datos fuentes en una planilla Excel, recopilando y procesando información del medio, sumado a su experiencia y conocimiento del negocio, han tenido buenos resultados en materia de fiscalización, generando gran cantidad cargos en recuperación de derechos o formulación de denuncias de contrabando por distintas mercancías permitidas o prohibidas de importar.
El trabajo desarrollado para obtener estos resultados exitosos, ha significado un gran esfuerzo por parte del funcionario, en lo que respecta al proceso de datos, lo que ha significado ocupar gran parte en el tiempo en estas actividades, que en ocasiones han presentado los siguientes problemas, los que afectan significativamente al desarrollo y avance del trabajo de análisis, que es lo de mayor importancia:
Acceso limitado a la información en registros.
Consulta a distintos sistemas no conectados.
No se conocen los periodos de tiempo almacenados
Preguntas como ¿A quién solicito la información?
¿Qué significado tiene cada columna?
Demora en el tiempo en la entrega de información
Usuarios no expertos en el cruce de información y uso de aplicaciones.
Trabajo extra para obtener los resultados esperados.
Información incompleta
Datos sin validar
Datos en diferentes formatos
Pero hay una buena noticia, el esfuerzo extra dedicado a estas actividades, que no se pierde, ha permitido al funcionario experimentar y aprender con él tiempo a manejar información ocupando las funciones de Excel por ejemplo, más básicas de la aplicación hasta llegar a utilizar y aplicar elementos, métodos o funciones de mayor complejidad a sus análisis. Entonces podemos decir, que tenemos como resultado funcionarios preparados para pasar al siguiente nivel de uso de Información.
Pasar al siguiente nivel de uso de la Información
Las ventajas de tener funcionarios preparados en el procesamiento de datos, entendiéndose procesamiento como “la recolección y manipulación de elementos de datos para producir información significativa”, son las siguientes:
Conocimiento de las fuentes de información
Comprensión de las Tablas dinámicas, es decir, mirar la información desde más de dos dimensiones.
Capacidad de buscar información.
Conocimiento de las funciones para filtro de datos.
Estas capacidades permiten al funcionario pasar al siguiente nivel de una manera más natural y fácil de asimilar. Este nivel es el uso de aplicaciones de Business Intelligente o Inteligencia de negocios, que se define como al “conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa”
Entonces lo que estamos haciendo es reemplazar el proceso manual por un proceso automático de procesamiento de información, es decir, la recopilación, carga, limpieza y transformación de datos y cruce de información que Ud. realizaba, viene ya desarrollado, además de indicación del periodo de registros y fuentes disponibles. Entonces su aporte es la experiencia y el conocimiento del negocio.
Aunque el funcionario será el encargado de descubrir las ventajas d utilizar BI, acá les entregamos algunas, para que puedan corroborar lo experimentado.
Obtención de datos cuados resúmenes en forma rápida.
Obtención de datos recopilados de las distintas Aduanas en un solo repositorio que no cuentan con sistemas.
Volver a utilizar cuadros ya utilizados y almacenarlos en un espacio seguro.
Trabajo colaborativo
Los funcionarios serán los jueces que evaluaran la herramienta a través de su uso, y en definitiva son los que producirán el cambio.
En los siguientes artículos abordaremos más sobre el cambio que hay que generar.
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